Kontaktní formulár s menom, e-mailom a správou zvládne každý web. Ale co pokud potřebujete od klienta kópiu občianskeho preukazu? Vodičák? Životopis? Fotky nehnuteľnosti? Zmluvu na podpis?
Většina webov tyto údaje ukladá do vlastnej databázy. To znamená, že vy - nebo váš poskytovatel hostingu - jste zodpovedný za bezpečnost osobních dokumentov. Pri úniku dát odpovedáte před Úradom na ochranu osobních údajů. A pokud nemáte bezpečnostný audit, nemáte čím argumentovať. Přitom až 27 % lidí nedokončí formulár, lebo je pridlhý - viackrokový formulár zvyšuje dokončene z 34 % na 71 %.
Iný přístup: dáta idú k vám, ne k nám
Naše formuláre fungujú jinak. Když klient vyplní formulár a nahrá súbory, dáta prejdú cez náš server jen jak tranzit. Textové údaje - meno, e-mail, telefón, odpovědi - se zapíšu přímo do vašeho Google Sheets. Súbory se nahrajú do vašeho Google Drive.
Na našom serveri se uloží jen záznam o tom, že odoslane prebehlo: identifikátor, timestamp, stav (úspech/chyba) a počet súborov. Žádné meno. Žiadny e-mail. Žiadny obsah súboru. Nic, co by se dalo prepojiť s konkrétnou osobou.
Proč Google Sheets a Drive?
Protože jejich už používate. Většina firiem má Google Workspace nebo aspoň Gmail. Nemusíte se učiť nový systém. Otvoríte tabuľku a vidíte všechny žiadosti. Otvoríte priečinok a vidíte všechny súbory. Sdílíte tabuľku s kolegom a máte tímový přístup.
Google navíc investuje miliardy do bezpečnosti. Šifrování pri prenose i v úložisku, dvojfaktorová autentifikácia, audit logy. To isté by vás vo vlastnom riešení stálo desiatky tisíc eur.
GDPR vyriešené architektúrou
Tradičný přístup: web sbírá osobní údaje do vlastnej databázy, firma musí řešit bezpečnostnú dokumentáciu, pravidlá uchovávání, šifrování, prístupy. Náš přístup: dáta idú přímo ku klientovi. My poskytujeme softvér - ne spracovane údajů.
Vy jste provozovatel údajů vo svojom Google účte. My jsme dodavatel softvéru, cez který dáta prechádzajú. Tento model výrazně zjednodušuje GDPR dokumentáciu a znižuje riziko pro obe strany.
Viackrokové formuláre
Dlhý formulár s dvadsiatimi poľami odradí většinu lidí. Proto rozdeľujeme formuláre na kroky. Klient vidí postup - krok 1 z 4 - a vyplní jednu skupinu údajů naraz. Osobní údaje. Dokumenty. Detaily zakázky. Súhrn a odoslane.
Každý krok validuje vstupy před pokračovaním. Klient neodošle formulár s chýbajúcim povinným poľom. Súbory se zobrazujú s náhľadom před odoslaním - aby si klient overil, že nahral správny dokument.
Bezpečnosť nahrávaných súborov
Každý nahrávaný súbor přechází validáciou. Kontrolujeme typ podle obsahu (ne jen prípony), veľkosť (max 10 MB na súbor, 40 MB celkem) a povolené formáty (PDF, JPG, PNG, DOCX). Názvy súborov se automaticky upravia pro bezpečnost. Po úspešnom nahratí do vašeho Google Drive se súbor z nášho servera okamžitě maže.
Rate limiting - 5 odoslaní z jednej IP adresy za hodinu - chráni před spamom a zneužitím.
Pro koho je to
Formuláre s nahrávaním súborov dávají smysl všade, kde od klientů sbíráte citlivé dokumenty. Realitné kancelárie sbírájú žiadosti o nájom s dokladmi o príjme. Personálne agentury sbírájú životopisy. Poisťovne sbírájú dokumenty k poistnému plneniu. Remeselníci sbírájú fotky a popisy zakázek před nacenením.
Shrnutí
Formuláre, které sbírájú citlivé dokumenty, vyžadují jiný přístup jak bežný kontaktní formulár. Přesměrování dát přímo do klientovho Google účtu zjednodušuje GDPR, znižuje riziko a dáva klientovi plnú kontrolu nad svojimi údajmi.
Pokud okrem zberu dát potřebujete i posielane cenových ponúk, pozrite se na systém cenových ponúk. Pro online rezervácie máme rezervačný modul. Celkový prehľad o cenách najdete v cenovom průvodci.