Proč kontaktní formulár potřebuje souhlas
Když návštevník vyplní kontaktní formulár, odošle vám osobní údaje - minimálně meno a email, často i telefón a správu. Tyto údaje spracúvate vy jak provozovatel. Zákon 18/2018 Z.z. vyžaduje, aby jste před odoslaním formulára získali souhlas návštěvníka a informovali ho, co s údajmi budete dělat.
Co musí text souhlasu obsahovať
Text pri kontaktnom formulári musí návštevníkovi povedať päť vecí:
- Kdo údaje zpracovává - názov vašej firmy, IČO a kontaktní email
- Aké údaje sbíráte - meno, email, telefón, obsah správy - přesně to, co formulár obsahuje
- Na aký účel - odpověď na dopyt, komunikácia ohľadom služby
- Jak dlho údaje uchovávate - napríklad 12 měsíců od poslednej komunikácie
- Práva návštěvníka - právo na přístup k údajom, opravu, vymazání a podane námietky
Jak souhlas umiestniť na web
Pri formulári musí být checkbox, který není predvyplnený. Návštevník ho musí aktivně zaškrtnúť před odoslaním. Vedľa checkboxu je krátky text typu "Súhlasím so spracovaním osobních údajů" s odkazom na celý dokument.
Samotný dokument - celé zásady ochrany osobních údajů - býva na samostatnej podstránke. Odkaz na ňu dáte k checkboxu i do pätičky webu. Nemusíte celý text zobrazovať přímo pri formulári.
Kontaktní formulár není newsletter
Častá chyba je mít pri formulári souhlas, který pokrývá i marketing a newsletter. To není správně. Kontaktní formulár slouží na odpověď na dopyt - pokud chcete návštevníkovi posielať i marketingové emaily, potřebujete samostatný souhlas pro newsletter.
Dva účely = dva súhlasy. Návštevník může súhlasiť s jedným a odmítnout druhý.
Typické údaje pri kontaktnom formulári
Většina firemných kontaktních formulářů sbírá: meno, email, telefón (nepovinný) a text správy. Niekteré formuláre majú i výber služby nebo přílohu. Váš GDPR text musí pokrývať přesně tie polia, které formulár reálne obsahuje - nic více, nic méně.
Pokud formulár upravíte - pridáte pole, změníte co sbíráte - aktualizujte i GDPR text.